Dokumentacja pracownicza 2026. Zasady prowadzenia i przechowywania – z uwzględnieniem zmian w prawie pracy

TERMIN I MIEJSCE SZKOLENIA

• 22-23 października 2026 r. (22.10.2026 r godz. 9.00 - 15.00 oraz 23.10.2026 r. godz. 9.00 - 14.00 - łącznie 13 godz. lek.)
• Szkolenie prowadzone jest w formule on-line, (tzw. webinar). Każdy uczestnik dzień wcześniej otrzyma link z dostępem do platformy.

ALDONA WIEJAK-GŁUSZKO: prawnik, specjalista ds. prawa pracy z kilkunastoletnim doświadczeniem. Ukończyła aplikację sądową. Doświadczenie zawodowe nabyła pracując jako specjalista w Państwowej Inspekcji Pracy – Okręgowym Inspektoracie Pracy w Szczecinie w latach 2008-2019, gdzie udzielała porad prawnych, przygotowywała analizę i opinie prawne z zakresu prawa pracy, zajmowała się współpracą z jednostkami administracji państwowej i partnerami społecznymi (związki zawodowe). Współpracowała z lokalnymi mediami oraz brała czynny udział akcjach promocyjno-prewencyjnych organizowanych przez PIP. Obecnie prowadzi szkolenia z zakresu prawa pracy dla pracodawców, pracowników oraz związków zawodowych.

PROGRAM

Dzień 1 – dokumentacja, przechowywanie, język, dane osobowe  (7 godzin)

1. Przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej – omówienie podstaw prawnych, aktualnych obowiązków pracodawcy, dokumentacji             pracowniczej w świetle zmian przepisów na 2026 r.

2. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej – akta osobowe i dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – struktura akt osobowych, podział na części, aktualny katalog dokumentów, dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, zmiany formy dokumentacji oraz przepisy przejściowe

3. Formy dokumentacji pracowniczej oraz ich zmiana; przechowywanie dokumentacji papierowej i elektronicznej – zasady prowadzenia dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej, wymagania dotyczące systemów teleinformatycznych, procedury zmiany formy oraz przenoszenia dokumentacji między systemami

4. Okresy przechowywania dokumentacji i obowiązki pracodawcy – okresy przechowywania akt osobowych i pozostałej dokumentacji, obowiązki informacyjne wobec pracownika, organizacja archiwizacji, odpowiedzialność wykroczeniowa

5. Obowiązki pracodawcy w zakresie ubezpieczeń społecznych – raport informacyjny (ZUS RIA) i konto ubezpieczonego – aktualne zasady sporządzania i składania raportu informacyjnego, dokumenty przekazywane do ZUS, skutki niezłożenia raportu, powiązanie z dokumentacją pracowniczą

6. Język polski w dokumentacji pracowniczej – wymogi dotyczące języka umowy o pracę i pozostałych dokumentów z zakresu prawa pracy, zasady stosowania nazw stanowisk w języku obcym

7. Ochrona danych osobowych w dokumentacji pracowniczej – dopuszczalny zakres danych osobowych, zasady ich pozyskiwania od kandydatów i pracowników, zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych w aktualnym stanie prawnym

 Dzień 2 – zatrudnienie, przebieg i zakończenie, zmiany w prawie pracy 2026 (6 godzin)

1. Zatrudnienie pracownika – dokumenty i obowiązki pracodawcy – kwestionariusz osobowy, badania lekarskie, szkolenie wstępne bhp, zakres obowiązków, zapoznanie z regulaminami pracy i wynagradzania
2. Przebieg zatrudnienia – umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia, zakaz konkurencji, wspólna odpowiedzialność materialna – treść umowy o pracę, zmiana warunków umowy, aktualne obowiązki informacyjne pracodawcy, zasady wprowadzania zakazu konkurencji oraz wspólnej odpowiedzialności materialnej
3. Uprawnienia związane z rodzicielstwem i elastyczna organizacja pracy – wnioski o urlop macierzyński, uzupełniający i rodzicielski, urlop ojcowski i wychowawczy, elastyczna organizacja pracy, urlop opiekuńczy, zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej, oświadczenia o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich – w świetle zmian w prawie pracy na 2026 r.
4. Pozostałe obowiązki dokumentacyjne działu kadr w trakcie zatrudnienia – okresowe szkolenia bhp, dokumentacja płacowa, ewidencja czasu pracy, ruchomy czas pracy, wyjścia prywatne, potwierdzanie obecności, urlopy wypoczynkowe (plan, udzielanie, odwołanie), kary porządkowe, ewidencja odzieży roboczej oraz refundacja okularów/soczewek w regulacjach wewnątrzzakładowych
5. Zakończenie zatrudnienia – dokumenty i procedury – wypowiedzenie umowy o pracę, rozwiązanie bez wypowiedzenia, porozumienie stron, wygaśnięcie stosunku pracy, zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy, zasady sporządzania i wydawania świadectwa pracy (w tym instrukcja „krok po kroku”)
6. Zmiany w prawie pracy 2026 – wymagane dokumenty pracownicze – podsumowanie najnowszych zmian w prawie pracy obowiązujących w 2026 r. oraz ich wpływu na: prowadzenie i przechowywanie dokumentacji, zakres danych osobowych, raporty informacyjne do ZUS, uprawnienia rodzicielskie, elastyczną organizację pracy i inne obowiązki działu kadr; omówienie nowych lub zmienionych wzorów dokumentów i rekomendowanych procedur
7. Akcent na zmiany w przepisach :

          - nowe obowiązki dokumentacyjne pracodawcy i działu kadr w zakresie dokumentacji pracowniczej, ubezpieczeń społecznych oraz uprawnień pracowniczych

         - praktyczne dostosowanie formularzy, wzorów pism i procedur do znowelizowanych przepisów, omawiane w ramach modułu poświęconego zmianom w prawie pracy 2026

WYMAGANIA SPRZĘTOWE

Do wzięcia udziału w szkoleniu niezbędny jest komputer stacjonarny, laptop, tablet lub telefon komórkowy z obsługą dźwięku.

W ramach szkolenia zapewniamy:

• udział w szkoleniu, możliwość zadawania pytań,
• materiały szkoleniowe w formie elektronicznej (plik pdf),
• zaświadczenie o uczestnictwie w szkoleniu.

materiały i zaświadczenie zostaną wysłane na adres mailowy uczestnika.

Płatność za szkolenie:

Prosimy nie uiszczać opłaty za szkolenie do momentu otrzymania prośby za pomocą wiadomości email  o dokonanie przedpłaty.

Rezygnacja z szkolenia:

Rezygnacja z uczestnictwa w szkoleniu powinna być przesłana w formie podpisanego własnoręcznie pisma za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres  szkolenia@opole.skwp.pl lub dostarczona osobiście do organizatora kształcenia.

§ 6

(…)

3. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w szkoleniu uczestnikowi przysługuje zwrot wpłaconych środków pieniężnych lub zostanie zobowiązany do zapłaty na następujących warunkach:

a) rezygnacja wcześniej niż 5 dni roboczych przed rozpoczęciem szkolenia - zwrot całości wpłaty,

b) rezygnacja zgłoszona w okresie równym lub krótszym niż 5 dni roboczych przed rozpoczęciem szkolenia - organizator pobiera całość kwoty za szkolenie.

Szkolenie organizowane we współpracy z SKwP O/O w Gorzowie Wielkopolskim.

Zapisz się